Дигитализация на документи

Натрупването на големи масиви от информация и документи, тяхното управление и включването на това съдържание в използвани информационни системи или други дигитални консуматори са сериозни предизвикателства за всяка администрация.

Дигитализирането на документи оптимизира процесите в компанията, като ускорява многократно скоростта на обмен и консумация на информацията.

ДИМИРОМА спазва строги технологични правила и практики, използва професионална техника и отлично подготвени екипи, като приоритет е сигурността на данните и документите на клиента.

МОБИЛНИ ЕКИПИ И ТЕХНИКА ПРИ КЛИЕНТА

МЕЖДУНАРОДЕН ЦЕНТЪР ЗА ДИГИТАЛИЗАЦИЯ И УПРАВЛЕНИЕ НА АРХИВИ (МЦДУА)

Моделът „МОБИЛНИ ЕКИПИ И ТЕХНИКА ПРИ КЛИЕНТА“ се прилага в случаите хартиения масив и невъзможността да бъде изнесен извън територията на клиента или при изключителна чувствителност на съдържанието на документите.

При него всички услуги се изпълняват в рамките на обекта на клиента – офис, хранилище, склад, логистичен център или друг вид обект. ДИМИРОМА осъществява модела в рамките на целия Европейски съюз.

Всички служители на ДИМИРОМА са с обозначаващо работно облекло и изцяло съобразяващи се с работното време и изградените практики на клиента.

Процес и жизнен цикъл

Пълният процес по „ДИГИТАЛИЗАЦИЯ НА ДОКУМЕНТИ“ и в частност модела на „МОБИЛНИ ЕКИПИ И ТЕХНИКА ПРИ КЛИЕНТА“ включва следните стъпки и по важните компонентни услуги на решението:

tree

По-важните компонентни услуги на решението

Всяка от услугите може да бъде прибавена или изваждана от комплекта от улугите на решението „ДИГИТАЛИЗАЦИЯ НА ДОКУМЕНТИ“ или да бъде заявена самостоятелно.



Обработката на хартиените носители през специална процедура по премахване на прах и бактериална среда. Извършването на услугата води до удължаване на живота на хартиените носители.


Дейности по премахването на подвързия, премахване на папки, джобове, кламери и телбод, както и физическо им разполагане, така че да е удобно и практично за следващ процес.


Дейностите по технологичния процес по сканиране на съответните хартиени носители, както и създаването на резултатен сканиран файл във PDF, TIFF или друг формат.


Създаване на критерии за търсене и обозначаване на съответния вид и обем от документи. Може да бъде извършен в ръчен и автоматичен режим, според вида на документите.


Дейности по комплектоване на съдържатели – групиране в класьори, дела, джобове, папки и поставяне на кламери и телбод.


Включва интегрирането на сканирани и индексирани документи в специализиран софтуер за работа и управление на електронен архив и интегрирането му при клиента.

Важно е да се отбележи, че ДИМИРОМА има възможност да предостави различни софтуерни решения за изграждане на електронен архив, както със собствен продукт, така и с други такива.

Ценообразуване

За калкулиране на ценово предложение на това решение и този модел е необходимо да се свържете с нас и да отговорите на въпросника ни. Цената е свързана с качествения и количествен състав на физическия архив, неговото местоположение и специфичния набор от услуги в рамките на решението.

Срок на предоставяне

Сроковете за изпълнение варират според големината на хартиения масив от документи и специфичните изисквания на клиента. Срокът за изпълнение се предоставя, като част от офертата и е строго специфичен за всеки проект.

Моделът МЦДУА се използва при големи или статични архиви, при които физическото изпълнение при клиента е невъзможно или безпредметно. При него всички услуги се извършват в обект на ДИМИРОМА, а не при клиента.

ДИМИРОМА управлява център за осъществяване на услугите по дигитализация, съхранение, реставрация и унищожение на документите. Сградата на центъра е разположена в гр. София. Притежава хидроизолация, система за отвеждане на подпочвени води, модерна система за пожароизвестие и пожарогасимост, жива денонощна охрана, видеонаблюдение, контрол на достъпа и предоставя директен достъп за тежкотоварни автомобили и железопътен транспорт.

Процес и жизнен цикъл

Пълният процес по „ДИГИТАЛИЗАЦИЯ НА ДОКУМЕНТИ“ и в частност модела на „МОБИЛНИ ЕКИПИ И ТЕХНИКА ПРИ КЛИЕНТА“ включва следните стъпки и по важните компонентни услуги на решението:

tree

По-важните компонентни услуги на решението

Всяка от услугите може да бъде прибавена или изваждана от комплекта от услугите на решението „ДИГИТАЛИЗАЦИЯ НА ДОКУМЕНТИ“ или да бъде заявена самостоятелно:

 



Включва трансфер с лекотоварен или тежкотоварен автомобил, както и дейностите по товарене, разтоварване, приемане и предаване на товарни кутии с  документи.


Включва трансфер с лекотоварен инкасо автомобил, както и дейностите по товарене, разтоварване, приемане и предаване на товарни кутии с  документи.


Включва ескорт от един допълнителен автомобил с въоръжена.


Включва обработката на хартиените носители през специална процедура по премахване на прах и бактериална среда. Това води до удължаване на живота на хартиените носители.


Тук се включват дейности по премахването на подвързия (ако е необходимо), премахване на папки, джобове, кламери и телбод, както и физическо им разполагане, така че да е удобно и практично за следващ процес по сканиране.


Тук се включват дейностите по технологичния процес по сканиране на съответните хартиени носители, както и създаването на резултатен сканиран файл във PDF, TIFF или друг формат.


Включва създаване на критерии за търсене и обозначаване на съответния вид и обем от документи. Може да бъде извършен в ръчен и автоматичен режим според вида на документите.


Тук се включват дейности по комплектоване на съдържатели – групиране в класьори, дела, джобове, папки и поставяне на кламери и телбод.


Включва интегрирането на сканираните и индексирани документи в специализиран софтуер за работа и управление на електронен архив. Също така се предвижда внедряването и интегрирането на софтуерния продукт при клиента и неговата практика.
Важно е да се отбележи, че ДИМИРОМА има възможност да предостави различни софтуерни решения за изграждане на електронен архив, както със собствен продукт, така и с други такива.

Срок на предоставяне

Ценообразуване

За калкулиране на ценово предложение на това решение и този модел е необходимо да се свържете с нас и да отговорите на въпросника ни. Цената е свързана с качествения и количествен състав на физическия архив, неговото местоположение и специфичния набор от услуги в рамките на решението.